FinanzOnline: Webservice-Benutzer für die Registrierkasse anlegen

Ihre Registrierkasse wird über eine Schnittstelle von FinanzOnline beim Finanzamt angemeldet, das Registrierkassen-Webservice. An dieser Schnittstelle funktioniert nur ein eigens dafür angelegter Webservice-Benutzer. Ihre gewohnten Anmeldedaten werden dort abgewiesen, und die Abweisung sagt nicht, warum. Das ist der Punkt, an dem die meisten hängen bleiben.

Sie brauchen dafür etwa zehn Minuten. Lassen Sie FinanzOnline und das Cockpit von merkichmir nebeneinander offen.

Bevor Sie beginnen

• Sie brauchen einen Unternehmerzugang zu FinanzOnline.
• Sie müssen darin Supervisor sein. Nur ein Supervisor darf weitere Benutzer anlegen. Bei einem Einzelunternehmen ist das in aller Regel Ihr eigener Zugang.
• Legen Sie Papier und Stift bereit. Den PIN können Sie später nicht mehr nachsehen.

Schritt für Schritt

1. Melden Sie sich bei FinanzOnline an (finanzonline.bmf.gv.at), mit Ihrem gewohnten Zugang.
2. Öffnen Sie „Eingaben" und darin „Registrierkassen". „Eingaben" steht in der obersten Menüzeile. In manchen Ansichten finden Sie die Seite auch über „Weitere Services" oder über das Suchfeld mit dem Wort „Registrierkasse".
3. Klicken Sie auf „Anlegen eines Benutzers für Registrierkassen-Webservice". Der Verweis steht auf derselben Seite im Bereich „Benutzeranlage". Der so angelegte Benutzer bekommt genau eine Berechtigung, nämlich die für das Registrierkassen-Webservice. Sie müssen ihm nichts weiter erlauben.
4. Vergeben Sie eine Benutzer-Identifikation. Sie wählen sie frei: 8 bis 12 Stellen, mindestens ein Buchstabe und eine Ziffer, ohne Umlaute und ohne Sonderzeichen. Ein Beispiel für die Form: kassa2026.
5. Vergeben Sie einen PIN und wiederholen Sie ihn. Mindestens 8 Stellen, mindestens ein Buchstabe und eine Ziffer. Es ist ein eigener PIN, nicht Ihr gewohnter.
6. Drücken Sie „Anlegen" und schreiben Sie alle drei Werte sofort auf. FinanzOnline zeigt danach die Teilnehmer-Identifikation an. Das ist dieselbe, mit der Sie sich anmelden; sie gehört Ihrem Unternehmen.
7. Wundern Sie sich nicht: Dieser Benutzer kann sich nicht bei FinanzOnline anmelden. Das ist so gewollt. Er darf ausschließlich das Registrierkassen-Webservice und braucht keine erste Anmeldung.
8. Tragen Sie die drei Werte bei merkichmir ein: Cockpit, Seite Registrierkasse, Abschnitt Ihr FinanzOnline-Zugang. Wir melden Ihnen sofort zurück, ob FinanzOnline sie angenommen hat.

Die drei Werte auf einen Blick

• Teilnehmer-Identifikation: die Nummer Ihres Unternehmens bei FinanzOnline.
• Benutzer-Identifikation: der Name, den Sie dem Webservice-Benutzer in Schritt 4 gegeben haben.
• PIN: der PIN aus Schritt 5.

Bitte schicken Sie diese Werte nie per E-Mail, WhatsApp oder SMS, auch nicht an uns. Sie gehören nur in das Formular im Cockpit.

Wenn etwas nicht passt

Sieht Ihre Ansicht anders aus? Es gibt einen zweiten Weg: „Admin", dann „Benutzer Einzel", dort den Benutzer aufrufen und unter „Benutzerkennung/Benutzerarten" die Zeile „Benutzer für Registrierkassen-Webservice" auf „Ja" stellen. Nehmen Sie ihn nur, wenn Sie den oberen Weg nicht finden.

Fehlt „Registrierkassen" unter „Eingaben"? Dann ist Ihr Zugang noch nicht als Unternehmerzugang gekennzeichnet. Das kann nur das Finanzamt ändern; die FinanzOnline-Hotline des Finanzministeriums hilft weiter. Wir können das nicht, denn wir haben keinen Zugang zu Ihrem FinanzOnline.

Nach mehreren falschen Versuchen wird gesperrt. FinanzOnline sperrt einen Zugang nach drei falschen Anmeldungen. Ein Supervisor Ihres Unternehmens kann die Sperre unter „Admin" und „Benutzer Einzel" wieder aufheben. Tippen Sie den PIN lieber einmal langsam ab, als ihn dreimal zu raten.

Ihre Steuerberatung legt den Benutzer an? Dann geschieht das in deren eigenem FinanzOnline-Zugang und unter der Steuernummer Ihres Unternehmens. Lassen Sie sich die drei Werte persönlich übergeben und tragen Sie sie selbst im Cockpit ein.

Diese Anleitung beschreibt den Weg nach dem Handbuch des Finanzministeriums. Einzelne Beschriftungen in FinanzOnline können sich ändern. Sie ist eine Bedienungshilfe und keine Rechts- oder Steuerberatung.