Registrierkasse aktivieren: Was Sie brauchen

Für den Echtbetrieb wird Ihre Registrierkasse beim Finanzamt angemeldet. Den technischen Teil übernimmt merkichmir gemeinsam mit unserem Signaturdienst. Ein paar Dinge kann aber nur Ihr Unternehmen selbst beisteuern. Diese Anleitung zeigt, was Sie vorbereiten sollten. Sie ist eine Bedienungshilfe und keine Rechts- oder Steuerberatung.

Das brauchen Sie

• UID-Nummer oder Steuernummer Ihres Unternehmens. Eine der beiden kommt in das Zertifikat Ihrer Kasse. Die Steuernummer hat neun Ziffern, zum Beispiel 12-345/6782: zwei Ziffern Finanzamtsnummer, danach sieben Ziffern. Sie steht auf Ihrem Steuerbescheid und in FinanzOnline.
• Firmenwortlaut und Anschrift (Straße und Hausnummer, PLZ, Ort). Diese Angaben tragen Sie in den Stammdaten Ihres Unternehmens ein.
• Einen Zugang zu FinanzOnline als Unternehmerin oder Unternehmer, mit dem Sie Benutzer anlegen dürfen (Supervisor). Bei einem Einzelunternehmen ist das in aller Regel Ihr eigener Zugang.
• Einen eigenen Webservice-Benutzer in FinanzOnline, nur für die Registrierkasse. Wie Sie ihn anlegen, steht Schritt für Schritt in der Anleitung „FinanzOnline: Webservice-Benutzer für die Registrierkasse anlegen".
• Ein gebuchtes und bezahltes Kassapaket. Erst dann ist die Anmeldung beim Finanzamt freigeschaltet.

Prüfen Sie die Nummer genau. Die Steuernummer oder UID geht in das Zertifikat Ihrer Kasse und lässt sich danach nicht mehr ändern.

Was Sie bei merkichmir eintragen

Im Cockpit öffnen Sie die Seite Registrierkasse. Im Abschnitt Ihr FinanzOnline-Zugang tragen Sie genau drei Werte ein:

1. Teilnehmer-Identifikation — dieselbe, mit der Sie sich bei FinanzOnline anmelden.
2. Benutzer-Identifikation des Webservice-Benutzers — nicht Ihr gewohnter Benutzername.
3. PIN des Webservice-Benutzers — nicht Ihr gewohnter PIN.

Wir geben diese Werte einmal an FinanzOnline weiter und zeigen Ihnen sofort, ob sie angenommen wurden. Den PIN speichern wir nicht, weder verschlüsselt noch gekürzt. Das Formular erscheint, sobald Ihr Echtbetrieb vorbereitet ist. Den Webservice-Benutzer können Sie schon vorher anlegen; das ist der Teil, der Zeit braucht.

Zugangsdaten nur im Cockpit

Bitte schicken Sie Zugangsdaten nie per E-Mail, WhatsApp, SMS oder am Telefon, auch nicht an uns. Wir fragen nie nach Ihrem PIN. Sie tragen die Werte selbst im Cockpit ein, und nur dort. Im Anmeldeformular für neue Unternehmen gehören sie ebenfalls nicht hinein.

Was danach geschieht

1. Unser Signaturdienst legt die Signatureinheit mit Ihrem Zertifikat und die Kasse an und meldet beide über Ihren Webservice-Benutzer bei FinanzOnline.
2. Der Startbeleg wird erzeugt. Erst danach wird im Echtbetrieb kassiert.
3. Der Startbeleg muss geprüft werden, und zwar binnen einer Woche nach der Inbetriebnahme. Diese Prüfung läuft bei uns automatisch über FinanzOnline. Das Ergebnis sehen Sie auf der Seite Registrierkasse.
4. Nur wenn dort steht, dass die Prüfung nicht bestätigt wurde, prüfen Sie den Startbeleg selbst mit der BelegCheck-App des Finanzministeriums.

Ihr Übungsbetrieb bleibt davon unberührt. Er hat eine eigene Übungskasse und eigene Belege und berührt kein Finanzamt.

Was wir übernehmen und was bei Ihnen bleibt

Wir übernehmen das Anlegen von Signatureinheit und Kasse, die Anmeldung bei FinanzOnline, den Startbeleg und die automatische Prüfung von Start- und Jahresbeleg. Bei Ihnen bleiben der Webservice-Benutzer, die drei Werte im Cockpit und das Aufbewahren des ausgedruckten Jahresbelegs.

Wenn Ihr Steuerberater das übernimmt

Legt Ihre Steuerberatung den Webservice-Benutzer für Sie an, geschieht das in deren eigenem FinanzOnline-Zugang und unter der Steuernummer Ihres Unternehmens. Die drei Werte tragen danach Sie selbst im Cockpit ein.